İşletmeler Neden Dijitalleşmeli?

Dijitalleşme çoğu zaman büyük bütçeli projelerle anlatılır. Oysa bir bakkalın ya da tek şubeli bir marketin dijitalleşmesi çok daha somut bir şeyle başlar: gün sonunda kasada ne olduğunu tahmin etmeyi bırakmak.

Defterle yönetilen işletmenin görünmeyen maliyeti

Elle tutulan kayıtların maliyeti kâğıt değildir; kaybedilen bilgidir. Hangi ürünün ne zaman bittiği, hangi müşterinin ne kadar borcu olduğu, hangi rafın hiç dönmediği bilgisi defterde durur ama kullanılabilir hâlde değildir. Bilgi kullanılamıyorsa karar da veriye değil hafızaya dayanır.

• Stokta olduğu sanılan ürünün aslında bitmiş olması nedeniyle kaçan satışlar
• Yanlış hatırlanan ya da hiç yazılmayan veresiye kayıtları
• Sezonluk talebi göremediği için fazla alınan ve elde kalan mal
• Gün sonu sayımında açıklanamayan kasa farkları

Dijitalleşme aslında ne demek

Dijitalleşmeyi bilgisayar almak olarak düşünmek yaygın bir hata. Asıl mesele, işletmede zaten var olan süreçlerin kayıt altına alınması ve bu kaydın sonradan sorgulanabilir olması. Satış zaten yapılıyor, stok zaten tutuluyor, veresiye zaten veriliyor. Değişen tek şey bunların nereye yazıldığı ve sonrasında ne sorulabildiği.

İyi bir işletme yazılımı yeni iş çıkarmaz; zaten yapılan işi kayıt altına alır.

Nereden başlamalı

En doğru başlangıç noktası, günde en çok tekrar eden işlemdir. Perakendede bu neredeyse her zaman satış anıdır. Satış ekranı doğru kurulduğunda stok, cari hesap ve raporlama kendiliğinden beslenir; çünkü hepsi aynı işlemin farklı yansımalarıdır.

• Önce satış ve barkod akışını oturtun; kasadaki hız her şeyin önünde gelir.
• Ürün listesini bir kere doğru kurun. Yanlış kurulan ürün kartı aylarca yanlış rapor üretir.
• Stok sayımını ilk ay disiplinle yapın; sistem ancak doğru başlangıç verisiyle güvenilir olur.
• Raporlara ilk günden bakmayın. Anlamlı sonuç için en az birkaç haftalık veri gerekir.

Değişimin gerçek zorluğu

Teknik kurulum genellikle en kolay kısımdır. Zor olan alışkanlıktır. Yıllardır deftere yazan bir işletmeci için yeni bir ekran, hızını kestiği anda terk edilir. Bu yüzden bir işletme yazılımının başarısı özellik sayısıyla değil, kasada geçirdiği ilk haftayla ölçülür. Ürünlerimizi tasarlarken önceliğimiz budur: yazılım, işi yavaşlatıyorsa dijitalleşme gerçekleşmemiş demektir.